Accordo sul trattamento dei dati

1. Ruoli, oggetto e durata

Il Titolare nomina Lizensa responsabile del trattamento e Lizensa accetta l’incarico per i trattamenti descritti nella sezione 2.

• Oggetto: gestione del negozio all’ingrosso B2B di Lizensa, dell’account cliente e delle relative sublicenze.
• Durata: per la durata dell’account e fino al completamento della restituzione o cancellazione di cui alla sezione 9.
• Natura e finalità: evasione di ordini e licenze, fatturazione e contabilità, gestione di account e accessi, assistenza clienti, prevenzione delle frodi e sicurezza della piattaforma.

2. Categorie di dati e di interessati

Il trattamento riguarda:

• Interessati: dipendenti, clienti, utenti finali e rivenditori del Titolare i cui dati questi inserisce in un account o in un ordine;
• Categorie di dati personali: nome, e-mail aziendale, telefono, indirizzo di fatturazione e di spedizione, P. IVA, dati d’ordine e di licenza, metadati di pagamento, fatture e registrazioni contabili, dati di account e di accesso, corrispondenza di assistenza, nonché i dati di consenso e di analisi descritti nell’informativa privacy.

Non vengono trattate per conto del Titolare categorie particolari di dati personali (art. 9 del GDPR).

3. Istruzioni documentate

Lizensa tratta i dati personali esclusivamente secondo le istruzioni documentate del Titolare, anche con riguardo ai trasferimenti internazionali, salvo che ciò non sia imposto dal diritto dell’Unione o di uno Stato membro; in tal caso Lizensa ne informa il Titolare prima del trattamento, salvo che la legge lo vieti.

Le istruzioni sono il contratto di account, l’ordine, la configurazione scelta dal Titolare nel back office e qualunque istruzione scritta inviata a privacy@lizensa.it.

4. Riservatezza

Ogni persona autorizzata da Lizensa a trattare dati personali è vincolata a un obbligo di riservatezza e accede ai soli dati necessari al proprio ruolo.

5. Sicurezza del trattamento

Lizensa applica le misure tecniche e organizzative di cui all’art. 32 del GDPR, descritte nella sezione 9 dell’informativa privacy: TLS 1.3 in transito, cifratura AES-256 a riposo, controllo degli accessi con autenticazione a due fattori per il personale, registrazione delle azioni privilegiate e backup regolari. L’hosting e il trattamento tramite CDN avvengono nell’Unione europea.

6. Sub-responsabili

Il Titolare rilascia a Lizensa un’autorizzazione generale e scritta al ricorso di sub-responsabili; Lizensa mantiene l’elenco aggiornato delle categorie di destinatari nella sezione 3 dell’informativa privacy.

• Lizensa comunica con almeno 30 giorni di anticipo l’inserimento o la sostituzione di un sub-responsabile.
• Il Titolare può opporsi per iscritto entro tale termine; se l’opposizione non viene superata, può cessare il conto interessato senza penali.
• Lizensa impone contrattualmente a ogni sub-responsabile obblighi di protezione dei dati non meno tutelanti di quelli del presente Accordo.

7. Trasferimenti internazionali

Lizensa trasferisce dati personali fuori dallo Spazio economico europeo unicamente sulla base delle garanzie elencate nella sezione 4 dell’informativa privacy: decisione di adeguatezza, EU-US Data Privacy Framework, clausole contrattuali tipo della Commissione europea o misure tecniche supplementari. Se il trasferimento si basa sulle clausole tipo, queste sono concluse con il sub-responsabile interessato.

8. Assistenza al Titolare

Tenuto conto della natura dei trattamenti, Lizensa assiste il Titolare, per quanto possibile, con misure tecniche e organizzative adeguate a rispondere alle richieste degli interessati (artt. 12-22), a svolgere una valutazione d’impatto (art. 35), a consultare l’autorità di controllo (art. 36) e a notificare e documentare una violazione di dati (art. 33).

Le richieste degli interessati ricevute da Lizensa per conto del Titolare le sono inoltrate senza ingiustificato ritardo.

9. Audit e ispezione

Lizensa mette a disposizione del Titolare tutte le informazioni ragionevolmente necessarie a dimostrare il rispetto dell’art. 28 del GDPR e consente audit, incluse ispezioni, da parte del Titolare o di un auditor da questi incaricato, secondo le seguenti condizioni:

• preavviso scritto di almeno 14 giorni;
• al massimo un audit all’anno sullo stesso oggetto;
• ragionevoli vincoli di riservatezza e operativi;
• i costi sono a carico del Titolare, salvo che l’audit accerti una violazione grave da parte di Lizensa.

10. Restituzione e cancellazione

Alla cessazione dell’account, Lizensa restituisce o cancella entro 30 giorni i dati personali trattati per conto del Titolare, salvo che il diritto dell’Unione o di uno Stato membro ne imponga la conservazione. Su richiesta, Lizensa cancella o anonimizza i dati dell’interessato ai sensi dell’art. 17 del GDPR, salvo gli obblighi di conservazione previsti dalla legge per fatture e registrazioni contabili.

11. Responsabilità

La responsabilità di Lizensa ai sensi del presente Accordo è limitata ai corrispettivi versati dal Titolare nei 12 mesi precedenti l’evento che l’ha originata. Tale limitazione non si applica quando è vietata dalla legge, né in caso di dolo o colpa grave.

12. Contatti

Comunicazioni contrattuali e questioni relative alla protezione dei dati nel quadro del presente Accordo:

• Responsabile del trattamento: Digital Soft Distribution Sp. z o.o., ul. Hoża 86/410, 00-682 Warszawa, PL · privacy@lizensa.it · support@lizensa.it
• Autorità di controllo: il Garante per la protezione dei dati personali

Il presente Accordo è regolato dal regolamento (UE) 2016/679 e dalla legge polacca, fatti salvi gli obblighi di legge a tutela degli interessati nel loro Paese di residenza.